De nombreux salariés ou dirigeants d’entreprise utilisent leurs véhicules personnels pour des déplacements professionnels. Les indemnités kilométriques sont alors versées à titre de « remboursement de frais professionnels ». Dans quelles conditions l’employeur paie-t-il ces indemnités ? Et quels en sont les principaux avantages ? Eléments de réponse.
Que couvrent les indemnités kilométriques ?
Les indemnités couvrent les frais de carburant, les dépenses liées à l’entretien de la voiture ainsi que la prime d’assurance annuelle.
L’entreprise peut par ailleurs octroyer des indemnités supplémentaires. Ce remboursement couvre notamment les frais de stationnement, de parking ou encore les frais de péage.
A qui s’adressent les indemnités kilométriques
Le remboursement des frais professionnels bénéficie aux dirigeants et aux salariés de l’entreprise. Chaque bénéficiaire a l’obligation de certifier qu’il ne transporte pas une autre personne qui perçoit les mêmes indemnités.
Quelles sont les conditions à remplir pour bénéficier des indemnités kilométriques ?
- Le bénéficiaire doit utiliser son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels – c’est son nom qui doit figurer sur le certificat d’immatriculation de la voiture ;
- Les indemnités couvrent uniquement les déplacements professionnels, au départ de l’adresse de l’entreprise, excluant de facto les déplacements domicile-travail ;
- Le bénéficiaire doit présenter tous les justificatifs qui détaillent les informations sur chaque déplacement professionnel : la date et le lieu, le motif et le trajet du déplacement, le nombre de kilomètres parcourus, etc.
Dans quel cas exceptionnel l’indemnité couvre-t-elle le trajet domicile-travail ?
Le bénéficiaire doit pouvoir justifier de contraintes inéluctables quant à l’usage de sa voiture personnelle pour se rendre au travail. Il peut, par exemple, arguer de difficultés d’horaires inhabituelles.
Quels sont les moyens de transport couverts par les indemnités kilométriques ?
Il n’y a pas que le véhicule personnel. Dans la pratique, l’entreprise accorde le remboursement de frais personnel pour l’utilisation d’un vélomoteur, d’un scooter, d’une moto ou d’un vélo. Simplement, le dirigeant ou le salarié doit réunir les conditions requises détaillées quelques lignes plus haut.
Les indemnités kilométriques concernent-elles les voitures en leasing ?
Dans le cadre d’une location voiture longue durée, ce n’est pas le nom du salarié ou du dirigeant, mais celui de la compagnie financière, qui figure sur le certificat d’immatriculation. Malgré tout, il n’est pas éligible au remboursement des frais professionnels.
Quels sont les avantages des IK, pour l’entreprise et le salarié ?
- Les indemnités kilométriques sont exemptes de l’impôt sur le revenu ;
- Les indemnités sont désocialisées : elles ne figurent ni la déclaration de revenu du salarié ni la fiche de paye du dirigeant ;
- Les remboursements sont déductibles des résultats de la société.
Les IK sont-elles soumises à la taxe sur les véhicules de société (TVS)
Les indemnités kilométriques sont exemptes de la TVS si le kilométrage est inférieur à 15.000 km par an. Au-delà, la taxe est calculée en fonction du nombre de kilomètres remboursés par l’entreprise.
